La liste des pièces qu'un bailleur peut réclamer à un candidat locataire est fixée par décret. Elle est limitative : ce qui n'y figure pas ne peut pas être exigé. Connaître cette liste évite autant les dossiers refusés pour incomplétude que les demandes abusives.
Ce qui peut être demandé
- Une pièce d'identité en cours de validité.
- Un justificatif de domicile : trois dernières quittances de loyer, ou attestation du précédent bailleur, ou titre de propriété.
- Un justificatif d'activité : contrat de travail, attestation d'employeur, extrait Kbis pour un indépendant.
- Des justificatifs de ressources : trois derniers bulletins de salaire, dernier ou avant-dernier avis d'imposition, justificatifs de prestations sociales ou de revenus fonciers.
Ce qui ne peut pas être exigé
Le décret interdit notamment de réclamer un relevé de compte bancaire, une attestation d'absence de crédit, une carte d'assuré social, un extrait de casier judiciaire, un dossier médical, ou le paiement d'avance de plus d'un mois de loyer hors dépôt de garantie. Une demande de photographie d'identité est également hors liste.
Le taux d'effort, et ce qu'il vaut vraiment
La règle des « trois fois le loyer » est une pratique de marché, pas une règle de droit. Elle sert d'estimation grossière de la capacité à payer. Un dossier qui ne l'atteint pas n'est pas disqualifié pour autant : une garantie solide, une épargne, un contrat stable ou un historique de paiement sans incident se plaident. Présentez ces éléments d'emblée plutôt que de les laisser deviner.
Les garanties
La caution solidaire
Une personne physique s'engage à payer si le locataire ne paie pas. L'acte de cautionnement obéit à un formalisme strict ; un acte irrégulier peut être privé d'effet, ce qui n'arrange personne.
La garantie Visale
Dispositif gratuit d'Action Logement, ouvert notamment aux moins de trente ans et aux salariés récemment embauchés. Le visa se demande avant la signature du bail : demandé après, il ne s'applique pas.
L'assurance loyers impayés
Souscrite et payée par le bailleur, elle est en principe exclusive d'une caution personne physique pour le même bail, sauf cas particuliers. Elle impose ses propres critères d'éligibilité au dossier du locataire, souvent plus stricts que ceux du bailleur lui-même.
Constituer un dossier qui passe
- Un seul fichier PDF, dans l'ordre de la liste ci-dessus, pages lisibles et droites.
- Les pièces du garant dans un second fichier, jamais mélangées aux vôtres.
- Une page de garde : composition du foyer, revenus nets mensuels, date d'entrée souhaitée.
- Rien de plus. Un dossier surchargé n'inspire pas confiance, il ralentit la lecture.
À la signature
Le bail doit être accompagné du dossier de diagnostic technique, de la notice d'information et, en copropriété, des extraits du règlement concernant les parties communes et l'usage du lot. Le dépôt de garantie est plafonné à un mois de loyer hors charges pour une location vide.
Sur la remise des clés et l'état du logement, voir état des lieux d'entrée et de sortie. Côté bailleur, voir ce que couvre un mandat de gestion.